Что такое Апостиль — определение понятия, назначение и сфера его применения

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. История апостиля началась в 1961 году. Тогда в голландском городе Гааге европейские государства приняли конвенцию, упростившую процедуру легализации иностранных документов.

В 1992 году к международному соглашению присоединилась Россия. Сейчас Гаагская конвенция насчитывает 115 стран-участниц.

В этой статье вы узнаете много полезной информации об апостиле: что это такое, какие органы его проставляют, а главное – зачем.

Значение слова Апостиль и сфера его употребления

Апостиль — это международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории государств и стран, признающих такую форму легализации. Штамп «Апостиль» ставится на оригиналы и копии документов. Он не требует иного заверения или легализации документа и признаётся официальными органами всех государств-участников Конвенции.

Представьте, что вы собрались уехать за границу, чтобы найти высокооплачиваемую работу. Собираете пакет документов: свидетельство о рождении, диплом о высшем образовании, справку об отсутствии судимости. Однако этого недостаточно.

Как работодатель и власти из другого государства поймут, что вы показываете им настоящие документы, а не подписанные непонятно кем бумажки?

Раньше выезжающим за границу требовалось проходить через сложную процедуру – консульскую легализацию. Бегать по четырём инстанциям:

Нотариальная контора.
Минюст.
МИД.
Консульское учреждение.

И только после проставления отметок всех должностных лиц документ считался заверенным надлежащим образом и признавался за границей. В 1961 году европейские страны решили облегчить жизнь своим гражданам и придумали новую форму легализации – апостИль (ударение на слог «И»).

Апостиль – это штамп, подтверждающий законность документа на территории государств, которые присоединились к Гаагской конвенции. Он имеет форму квадрата с минимальным размером 9*9 см и включает 10 пунктов.

Многие считают, что апостиль показывает подлинность содержания документов. То есть, правдивость информации, которая там написана. Это не так. У штампика более приземлённые цели:

доказать, что подпись и печать на бумаге – это не подделка;
подтвердить, что государственный орган (должностное лицо) наделён законной компетенцией, позволяющей удостоверять такого рода документ.

В этом заключается ключевое отличие апостилирования от нотариального удостоверения. Нотариус, перед тем как ставить автограф, действительно проверяет соответствие сделки или доверенности требованиям законодательства.

Апостиль ставится на документы только административного характера, то есть исходящие от лиц, наделённых властными полномочиями.

В частности, апостилированию подлежат следующие бумаги:

судебные;
выданные прокуратурой, МВД, другими правоохранительными органами;
акты гражданского состояния.

А вот на частных документах (договорах, доверенностях, письмах) штампик по Гаагской конвенции не ставится. Но исключение составляют нотариально удостоверенные бумаги, поскольку нотариат – официальный орган юстиции.

Какие требования предъявляются к апостилю

Первая группа требований касается формы. Штамп может быть составлен на одном из языков Гаагской конвенции (English/Francais) или родном языке страны, в котором проставляется.

Но верхний заголовок обязательно прописывается на французском, хотя многие государства игнорируют это правило.

Апостиль включает следующую информацию:

номер;
государство и город, где был проставлен;
официальный орган, заверивший документ для заграницы, его печать;
подпись чиновника, заверившего документ для заграницы;
фамилия и занимаемая должность лица, подписавшего документ;
орган, проставивший печать на документе.

Заверяющий штампик ставят или на самом документе, или на другом листе, который потом скрепляют или сшивают с основной бумагой.

Апостиль может иметь произвольную форму: сургучной или рельефной печати, самоклеящегося стикера, отдельного приложения.

Вторая группа требований касается процедуры апостилирования. Штамп проставляется только при соблюдении трёх условий:

Заверяющая страна и страна, в которую лицо намерено предоставить бумаги, являются участницами Гаагской конвенции.
Заверяется документ государственного образца, то есть в национальном законодательстве присутствует его типовая форма.
На акте присутствуют хорошо читаемые печать и подпись компетентного лица.

В проставлении заветного штампика могут отказать по ряду причин. В частности, если в документе имеются исправления, или нарушена его целостность.

Что такое двойной апостиль

Большинство государственных органов проставляют штамп на двух языках: Гаагской конвенции и национальном. Такая процедура носит название «двойной» апостиль и включает следующие этапы:

Проставление штампа на языке конвенции.
Перевод заверяемого документа и текста штампа на национальный язык.
Удостоверение обоих переводов у нотариуса.
Проставление ещё одного штампа на языке конвенции.

Чаще всего в таком виде за границу пересылают судебные постановления, исковые заявления.

Второй апостиль подтверждает факт перевода и наличие компетенции у переводчика.

Какие органы проставляют апостиль

Вопрос о том, кто должен проставлять заверяющий штамп, не регулируется Гаагской конвенцией. Страна-участница самостоятельно определяет перечень таких лиц и закрепляет в национальном законодательстве.

Например, в РФ большинство иностранных документов апостилируются в Минюсте и его территориальных органах.

Апостиль на справку об отсутствии судимости ставят органы МВД, апостиль на свидетельство о рождении – органы ЗАГСа. Кроме того, заверяющими полномочиями обладают Генеральная прокуратура, Минобороны, Рособрнадзор и другие властные структуры.

Когда апостиль не нужен

После заключения Гаагской конвенции некоторые государства пошли ещё дальше: максимально упростили процесс признания иностранных документов за границей.

Так, если между двумя странами заключён договор о правовой помощи, то гражданам вообще не нужно соблюдать никакие формальности.

Бумаги автоматически признаются законными на чужой территории.

Россиянам не нужно проставлять апостиль, если они собираются предъявить документы в следующих странах:

некоторых государствах СНГ, в частности, Беларуси, Армении, Молдавии, Казахстане;
Болгарии;
Грузии;
Испании;
Греции;
Тунисе.

И этот перечень не закрытый. Перед тем как покидать родину, проверьте в интернете наличие договора о правовой помощи с нужной для вас страной.

Заключение

Таким образом, апостиль – это штамп компетентного органа родной страны, позволяющий использовать официальный документ за рубежом. Он действует только в отношении государств, которые присоединились к Гаагской конвенции.

Часто с апостилированием сталкиваются те, кто выезжает в Евросоюз. Если вы хотите избежать проблем с устройством на новом месте, ещё раз хорошенько изучите требования к апостилю.