Что такое документ

21 июля 2019

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Как только мы рождаемся, то сразу получаем свой первый документ — это свидетельство о рождении.

И всю дальнейшую жизнь документы сопровождают нас повсюду: в поликлинике, в школе, на работе и т.д.

Документ

Так что же такое документ, каково его функциональное предназначение, какие виды документов существуют? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Документ — это...

Заимствование слов из других языков — доказательство тесного общения народов Земли между собой с самых древних времен. Так, слово «документ» пришло в русский язык из немецкого (Dokument), а немцы, в свою очередь, позаимствовали его из латинского «великого и могучего» (documentum).

В переводе «документ» — это «доказательство». То есть документ доказывает факт существования сведений, зафиксированных в нем.

Вывод: документ — это носитель информации, удостоверяющий, что какой-либо факт «имеет место быть».

Пакет документов, сформированный по признаку их отношения к какому-либо событию, факту, процессу и т.д., называется документацией. Например, документация по строительству дома.

Оформление документов называется документированием и подчинено определенным правилам. Это составная часть делопроизводства, подробней о котором можно прочитать в другой статье нашего блога.

Признаки документа:

  1. информация зафиксирована на материальном носителе: бумаге, фото или видео (в цифровом или пленочном формате). В последние годы появились еще и электронные документы, заверенные электронной подписью (т.е. документы на виртуальном носителе);
  2. информация в документе может быть представлена в различной форме:
    1. письменная или печатная запись,
    2. фотоизображение,
    3. видеоизображение,
    4. звуковая запись,
    5. комбинация перечисленных форм представления информации;
  3. документ имеет уникальные реквизиты, которые делают возможным его идентифицировать (различить среди множества подобных).

    Реквизиты документа — это обязательные элементы его оформления (наименование, дата, подпись, адресат, текст и т.д.). Реквизиты бланка документа — это уникальный номер и серия;

  4. документ можно передавать в пространстве (т.е. передавать его из точки А в точку Б);
  5. документ можно передавать в будущее время (т.е. хранить его).
Определение

Немного «заумная» формулировка, но именно так определяет документ Федеральный Закон (ФЗ) № 77-ФЗ в редакции 2016 года (ст. 1).

Если говорить проще, то документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе.

Следовательно, в общем смысле слова даже наскальный рисунок про охоту, созданный древним человеком, является документом. Он удостоверяет, что человек из племени добыл на охоте кабана (зайца, мамонта).

В обывательском представлении понятие документа суживается до удостоверения на бумажном носителе какого-либо факта.

При этом документ имеет уникальные реквизиты и заверен подписью и печатью уполномоченных на то людей. Например, паспорт удостоверяет, что, допустим, Иванов Иван Иванович родился в такую-то дату, имеет жену, детей, зарегистрирован по такому-то адресу.

Пара исторических фактов

Первые документы появились в 30 веке до н.э. Письменности еще не было, поэтому в ходу было предметное документирование, т.е. какой-либо объект обозначался определенным символом. Например, война обозначалась стрелой.

Позже от непосредственно предметов люди перешли к их изображению на различных поверхностях: на камнях, на деревьях, на бересте. Рисунки стали прародителями письменности.

Факты

Именно с возникновением письменности сопряжено появление документов в формате, напоминающем современный. Об этом свидетельствуют документы, датированные 5 веком до н.э.

Функции документов

Документы имеют несколько функций, рассмотрим их в сводной таблице:

Функция Пояснение
информационнаяв документах осуществляется фиксация фактов, происходящих событий, результатов практической и мыслительной деятельности человека (например, документ о заключении определенных соглашений между государствами)
организационнаяс помощью документов до групп людей или отдельных индивидуумов доводится информация организационного или координационного характера (например, приказы, указания)
коммуникативнаядокументы обеспечивают деловые связи между физическими или юридическими лицами (например, различные договоры), являются средством обмена информацией
юридическаяинформация, зафиксированная в документе, является доказательством того или иного факта при разрешении конфликтных ситуаций между физ. или юр.лицами
правоваядокументы устанавливают правовые нормы (например, НПА)

Классификация

Документы условно подразделяются на несколько видов в зависимости от классифицирующих признаков.

Все документы делятся на личные и официальные. Личные — это те, которые не касаются служебной или общественной деятельности человека.

Классификацию официальных документов проанализируем в таблице:

Признак классификацииВид документовПояснения и примеры
назначениеидентификационныедокументы, предназначенные для идентификации личности, права собственности и т.д. Например, паспорт, свидетельство о собственности на квартиру
организационныеустав, положение, штатное расписание, должностная инструкция
распорядительныеприказ, распоряжение, постановление, решение
справочныеакт, протокол, справка, письмо, пояснительная или объяснительная записка
нормативныенормы, правила, регламент и т.д.
учетно-расчетныебухгалтерские документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и т.д.)
способ представленияна бумажном носителесоздаются на бумаге, передаются «из рук в руки», почтой, курьером
электронныйсоздаются на электронном носителе, передаются посредством средств вычислительной техники и электросвязи
время созданияпервичныесодержат сведения, полученные в результате какой-либо деятельности. Например, накладная на приобретенный товар, приходно-расходный кассовый ордер
вторичныеявляются результатом переработки первичных документов. Например, реферат (краткое обобщенное изложение содержания одного или нескольких источников информации)
способ изготовлениярукописныепишутся «от руки»
печатныепечатаются на принтере или полиграфическом оборудовании
электронныепредставляются в формате файла
содержаниетекстовыеинформация представлена в виде текста
графическиесхемы, карты, ноты
аудиальные (звуковые)аудиозаписи
мультимедийныесочетание видов представления информации (текст, схемы, видео, звук)
место изданиявнутренниедокументы для внутреннего использования. Например, приказ по организации
внешниепредназначены для представления за пределы издания. Например, отчет предприятия в налоговую службу
направление отправкивходящиедокументы, доставленные от отправителя
исходящиедокументы, переданные адресату
уровень секретностинесекретныеинформация документа доступна для всех
секретныесведения, содержащиеся в документе, доступны для определенного круга лиц
с различным уровнем секретностидокументы с комбинированным уровнем секретности
подлинностьоригиналыпервый экземпляр документа, заверяется подписью и печатью
копиидокумент по содержанию идентичен оригиналу, но не имеет юридической силы
дубликатывторой экземпляр документа, выдается взамен утраченного оригинала, имеет юридическую силу оригинала
срок хранениякратковременного храненияхранятся до 10 лет
долговременного храненияподлежат хранению свыше 10 лет
Стопка бумаг

Знания лишними не бывают, читайте наш блог и узнавайте новое!

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Десерт
* Нажимая на кнопку "Подписаться" Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Подборки по теме

Использую для заработка

Рубрика: Отвечаю на частые вопросы

Комментарии и отзывы


Текст Вашего сообщения:

* Нажимая на кнопку "Добавить комментарий" или "Подписаться" Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Подписаться на новые комментарии к этой статье