Что такое документы — определение, их функции и виды

Пакет документов, сформированный по признаку их отношения к какому-либо событию, факту, процессу и т.д., называется документацией. Например, документация по строительству дома.

Оформление документов называется документированием и подчинено определенным правилам. Это составная часть делопроизводства, подробней о котором можно прочитать в другой статье нашего блога.

Признаки документа:

1. информация зафиксирована на материальном носителе: бумаге, фото или видео (в цифровом или пленочном формате). В последние годы появились еще и электронные документы, заверенные электронной подписью (т.е. документы на виртуальном носителе);
2. информация в документе может быть представлена в различной форме:
   1. письменная или печатная запись,
   2. фотоизображение,
   3. видеоизображение,
   4. звуковая запись,
   5. комбинация перечисленных форм представления информации;
3. документ имеет уникальные реквизиты, которые делают возможным его идентифицировать (различить среди множества подобных).

   Реквизиты документа — это обязательные элементы его оформления (наименование, дата, подпись, адресат, текст и т.д.). Реквизиты бланка документа — это уникальный номер и серия;

4. документ можно передавать в пространстве (т.е. передавать его из точки А в точку Б);
5. документ можно передавать в будущее время (т.е. хранить его).

Немного «заумная» формулировка, но именно так определяет документ Федеральный Закон (ФЗ) № 77-ФЗ в редакции 2016 года (ст. 1).

Если говорить проще, то документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе.

Следовательно, в общем смысле слова даже наскальный рисунок про охоту, созданный древним человеком, является документом. Он удостоверяет, что человек из племени добыл на охоте кабана (зайца, мамонта).

В обывательском представлении понятие документа суживается до удостоверения на бумажном носителе какого-либо факта.

При этом документ имеет уникальные реквизиты и заверен подписью и печатью уполномоченных на то людей. Например, паспорт удостоверяет, что, допустим, Иванов Иван Иванович родился в такую-то дату, имеет жену, детей, зарегистрирован по такому-то адресу.

Пара исторических фактов

Первые документы появились в 30 веке до н.э. Письменности еще не было, поэтому в ходу было предметное документирование, т.е. какой-либо объект обозначался определенным символом. Например, война обозначалась стрелой.

Позже от непосредственно предметов люди перешли к их изображению на различных поверхностях: на камнях, на деревьях, на бересте. Рисунки стали прародителями письменности.

Именно с возникновением письменности сопряжено появление документов в формате, напоминающем современный. Об этом свидетельствуют документы, датированные 5 веком до н.э.

Функции документов

Документы имеют несколько функций, рассмотрим их в сводной таблице:

Классификация

Документы условно подразделяются на несколько видов в зависимости от классифицирующих признаков.

Все документы делятся на личные и официальные. Личные — это те, которые не касаются служебной или общественной деятельности человека.

Классификацию официальных документов проанализируем в таблице:

Знания лишними не бывают, читайте наш блог и узнавайте новое!