Что такое делопроизводство простыми словами — основные правила

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Мы порой возмущаемся, что при оформлении каких-либо документов нам приходится собирать множество справок и все они должны быть определенного образца.

Но, если подумать, отпустив все формальности «на самотек», какой бардак в документах мы бы получили в масштабах отдельного учреждения и государства в целом!

Чтобы документы всегда были в порядке, разработан единый стандарт, в котором прописаны все правила ведения документооборота.

Сегодня мы разберемся, что такое делопроизводство, в чем заключаются его основные правила.

Делопроизводство — это ...

Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией – как внутри одной организации, так и между разными участниками коммуникаций. Включает в себя создание, ведение, использование, контроль, своевременное обновление и хранение документации.

Зачем это нужно, мы разобрались — чтобы был порядок в документах. Слово это сложносоставное, сформировано из «дело» и «производство».

Документы — это неотъемлемая часть практически всех сфер деятельности человека. Официальные документы «в ходу» не только в работе бюрократического аппарата.

Делопроизводство применяется в следующих видах деятельности:

1. в государственном и муниципальном управлении;
2. в научной работе;
3. при ведении бизнеса;
4. в некоммерческой деятельности и т.д.

Работа с документами требует особого внимания и точности, независимо от сферы, в которой ведется делопроизводство.

Принято различать несколько направлений делопроизводства:

1. общее — касающееся основной деятельности компании (организации, учреждения, ведомства и т.д.);
2. кадровое — направление, связанное с сотрудниками компании;
3. секретное — касается секретных сведений (разработок, коммерческих тайн и т.д.);
4. электронное — документооборот, ведущийся посредством интернета и (или) локальных сетей.

Этапы делопроизводства

Документальное ведение дел состоит из 3 этапов:

1. Документирование — оформление документов. Документы, используемые в делопроизводстве, в большей своей части являются унифицированными, т. е., говоря проще — установленной формы. Все они собраны в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) (в деталях об этом классификаторе — в статье далее).
2. Документооборот — движение и учет документов. Более подробно об этом можно узнать из другой статьи нашего блога.
3. Архивация — организация хранения документов.

Все три этапа взаимосвязаны. Для выполнения каждого из них на предприятии, в ведомстве, учреждении работают специально обученные сотрудники.

Зачастую в компаниях малого бизнеса этим занимаются сами руководители или бухгалтеры. Для них очень важно иметь представление о правильности оформления и хранения документации, связанной с ведением бизнеса.

Об основных документах, регламентирующих делопроизводство — в статье далее.

Регламентирование делопроизводства

Оформление документации, документооборот и хранение документов в РФ должно вестись по единому стандарту, установленному ГОСТом.

ГОСТ — это государственный стандарт, ныне (с 1992 года) является межгосударственным, действующим на территории СНГ (Содружества Независимых Государств).

Регламентирование делопроизводства в РФ прописано в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный документ содержит следующие указания, необходимые в делопроизводстве:

1. ГОСТ обязателен при оформлении такой документации:
   1. Уставов и Положений,
   2. правил и инструкций,
   3. распоряжений и постановлений,
   4. договоров и актов,
   5. приказов, протоколов и решений,
   6. официальных писем и справок,
   7. других организационно-распорядительных документов;
2. общие требования к оформлению документов:
   1. обязательные реквизиты,
   2. схемы расположения реквизитов,
   3. размеры отступов, интервалов и шрифтов;
3. образцы бланков.

Детально с нормами ГОСТа можно ознакомиться по ссылке: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/.

Общероссийский классификатор управленческой документации

ОКУД — это своеобразный «сборник» документов, используемых в управленческой деятельности.

Классификатор создан для выполнения следующих функций:

1. регистрации существующих и создаваемых форм документации;
2. минимизации форм документов (при обнаружении схожих форм «близнецы» изымаются из применения, та же участь у неунифицированных документов);
3. упорядочивание и систематизация существующих форм документации;
4. контроль за применением документов.

Каждая форма документа из ОКУД имеет свой индивидуальный код, состоящий из 8 символов. Код проставляется на бланке документа. Это позволяет систематизировать документацию.

Разберем, какую информацию несет каждая из позиций кода:

1. 1 и 2 позиции — класс формы:
   1. «02» — организационно-распорядительные документы,
   2. «03» — первичные учетные документы,
   3. «04» — документы Банка РФ,
   4. «05» — документация сектора государственного управления,
   5. «06» — статистические документы,
   6. «07» — документация предприятий,
   7. «08» — документы сферы труда,
   8. «09» — документация Пенсионного Фонда РФ,
   9. «10» — внешнеторговая документация;
2. 3 и 4 — подкласс формы;
3. 5, 6 и 7 — номер, под которым форма зарегистрирована в ОКУД;
4. 8 позиция — контрольное число.

Актуальную версию ОКУД можно посмотреть по этой ссылке: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_43631/. В классификаторе приведены наименования унифицированных документов и их кодовое обозначение.

Заключение

В статье затронуты только «верхушки айсберга» под названием делопроизводство. Но, опираясь на упомянутый ГОСТ и ОКУД, можно грамотно и правильно оформить необходимый вам документ.