Делопроизводство: что это такое, основные правила
Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Мы порой возмущаемся, что при оформлении каких-либо документов нам приходится собирать множество справок и все они должны быть определенного образца.
Но, если подумать, отпустив все формальности «на самотек», какой бардак в документах мы бы получили в масштабах отдельного учреждения и государства в целом!
Чтобы документы всегда были в порядке, разработан единый стандарт, в котором прописаны все правила ведения документооборота.
Сегодня мы разберемся, что такое делопроизводство, в чем заключаются его основные правила.
Делопроизводство — это ...
Зачем нужно стандартизированное делопроизводство, мы разобрались — чтобы был порядок в документах. Слово «делопроизводство» — сложносоставное, сформировано из «дело» и «производство».
Документы — это неотъемлемая часть практически всех сфер деятельности человека. Официальные документы «в ходу» не только в работе бюрократического аппарата.
Делопроизводство применяется в следующих видах деятельности:
- в государственном и муниципальном управлении;
- в научной работе;
- при ведении бизнеса;
- в некоммерческой деятельности и т.д.
Работа с документами требует особого внимания и точности, независимо от сферы, в которой ведется делопроизводство.
Принято различать несколько направлений делопроизводства:
- общее — касающееся основной деятельности компании (организации, учреждения, ведомства и т.д.);
- кадровое — направление, связанное с сотрудниками компании;
- секретное — касается секретных сведений (разработок, коммерческих тайн и т.д.);
- электронное — документооборот, ведущийся посредством интернета и (или) локальных сетей.
Этапы делопроизводства
Документальное ведение дел состоит из 3 этапов:
- Документирование — оформление документов. Документы, используемые в делопроизводстве, в большей своей части являются унифицированными, т. е., говоря проще — установленной формы. Все они собраны в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) (в деталях об этом классификаторе — в статье далее).
- Документооборот — движение и учет документов. Более подробно об этом можно узнать из другой статьи нашего блога.
- Архивация — организация хранения документов.
Все три этапа взаимосвязаны. Для выполнения каждого из них на предприятии, в ведомстве, учреждении работают специально обученные сотрудники.
Зачастую в компаниях малого бизнеса этим занимаются сами руководители или бухгалтеры. Для них очень важно иметь представление о правильности оформления и хранения документации, связанной с ведением бизнеса.
Об основных документах, регламентирующих делопроизводство — в статье далее.
Регламентирование делопроизводства
Оформление документации, документооборот и хранение документов в РФ должно вестись по единому стандарту, установленному ГОСТом.
ГОСТ — это государственный стандарт, ныне (с 1992 года) является межгосударственным, действующим на территории СНГ (Содружества Независимых Государств).
Регламентирование делопроизводства в РФ прописано в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный документ содержит следующие указания, необходимые в делопроизводстве:
- ГОСТ обязателен при оформлении такой документации:
- Уставов и Положений,
- правил и инструкций,
- распоряжений и постановлений,
- договоров и актов,
- приказов, протоколов и решений,
- официальных писем и справок,
- других организационно-распорядительных документов;
- общие требования к оформлению документов:
- обязательные реквизиты,
- схемы расположения реквизитов,
- размеры отступов, интервалов и шрифтов;
- образцы бланков.
Детально с нормами ГОСТа можно ознакомиться по ссылке: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/.
Общероссийский классификатор управленческой документации
ОКУД — это своеобразный «сборник» документов, используемых в управленческой деятельности.
Классификатор создан для выполнения следующих функций:
- регистрации существующих и создаваемых форм документации;
- минимизации форм документов (при обнаружении схожих форм «близнецы» изымаются из применения, та же участь у неунифицированных документов);
- упорядочивание и систематизация существующих форм документации;
- контроль за применением документов.
Каждая форма документа из ОКУД имеет свой индивидуальный код, состоящий из 8 символов. Код проставляется на бланке документа. Это позволяет систематизировать документацию.
Разберем, какую информацию несет каждая из позиций кода:
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
---|
- 1 и 2 позиции — класс формы:
- «02» — организационно-распорядительные документы,
- «03» — первичные учетные документы,
- «04» — документы Банка РФ,
- «05» — документация сектора государственного управления,
- «06» — статистические документы,
- «07» — документация предприятий,
- «08» — документы сферы труда,
- «09» — документация Пенсионного Фонда РФ,
- «10» — внешнеторговая документация;
- 3 и 4 — подкласс формы;
- 5, 6 и 7 — номер, под которым форма зарегистрирована в ОКУД;
- 8 позиция — контрольное число.
Актуальную версию ОКУД можно посмотреть по этой ссылке: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_43631/. В классификаторе приведены наименования унифицированных документов и их кодовое обозначение.
Заключение
В статье затронуты только «верхушки айсберга» под названием делопроизводство. Но, опираясь на упомянутый ГОСТ и ОКУД, можно грамотно и правильно оформить необходимый вам документ.
Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Подборки по теме
Использую для заработка
- ВоркЗилла - удаленная работа для всех
- МираЛинкс - платят за размещение статей
- ГоГетЛинкс - монетизация сайтов
- Анкетка - платят за прохождение тестов
- Etxt - платят за написание текстов
- Кьюкоммент - биржа комментариев
- Поиск лучшего курса обмена
- 60сек - выгодный обмен криптовалют
- Толока - заработок для всех в Яндексе
- Бинанс - надёжная биржа криптовалют
- ВкТаргет - заработок в соцсетях (ВК, ОК, FB и др.)
Комментарии и отзывы