Что такое номенклатура — определение и сфера употребления понятия, виды и состав номенклатуры

Номенклатура дел – это список пронумерованных дел с указанием сроков хранения, составленный по определенным правилам.

Она бывает следующих видов:

1. Типовая. Это нормативный документ, который в обязательном порядке используется предприятиями определенной отрасли. Например, банки используют один принцип документооборота, а школы – другой.
2. Примерная. Это рекомендация: если хотите, то используйте.
3. Индивидуальная. Если предыдущие виды разработаны государством, то эту создает организация под свои нужды и требования. Применяется для ведения внутренней документации. Генеральный директор решил, что каждый сотрудник раз в неделю будет готовить отчет о своих достижениях.

Как это выглядит

По факту, это таблица, включающая колонки:

1. Индекс дела. Он состоит из двух частей – номера подразделения организации и номера заголовка дела. Например, индекс «11-23» означает, что документ относится к 11-му офису и имеет порядковый номер 23.
2. Заголовок дела. Он должен максимально понятно показывать, о каких документах идет речь. Вот заголовок «деловая переписка» мало о чем говорит. С кем ведется переписка, о чем она? Гораздо понятнее «переговоры с ООО «Кондор» по продлению договора аренды». Когда нам понадобится этот документ, мы легко отыщем его по заголовку.
3. Количество единиц хранения. Уточняем, сколько листов содержится в деле. В одной папке содержится не более 250 листов. Если дело очень объемное, тогда можно завести вторую папку и зарегистрировать ее с тем же индексом и заголовком.
4. Срок хранения дела. Сюда записываем указание, как долго нужно хранить документы.
5. Примечание. В эту графу вносится вспомогательная информация, которая может касаться правил хранения, ведения, передачи и уничтожения документов.

Разработку и ведение номенклатуры обычно поручают человеку, ответственному за делопроизводство. Это может быть секретарь или начальник канцелярии.

Какое значение это имеет в компании

1. Ее используют для формирования учетного номера документа. Например, номер приказов о премировании может начинаться с букв «ПП», входящей корреспонденции – с «ВК», а исходящей – с «ИК».
2. Помогает определить, где и у кого хранится нужное дело.
3. С ее помощью можно сгруппировать определенные виды документов – приказы по сотрудникам, договора аренды, платежные квитанции.
4. Позволяет определить, какие документы нужно сдать в архив, а какие уничтожить, если закончился срок хранения.

Номенклатура в биологии

В биологии используется биномиальная или бинарная номенклатура – способ присваивания двухсловного наименования растениям, животным, микроорганизмам.

Это делается с использованием биномена, состоящего из сочетания двух слов. Первое слово – это род, а второе – вид или видовой эпитет.

Есть несколько правил оформления биномена:

1. пишется на латинском языке;
2. выделяется курсивом, чтобы отделить его от другого текста;
3. первое слово – род – начинается с большой буквы, а второе – вид – с маленькой;
4. иногда род можно сократить до одной буквы.

Несмотря на грозное название, с биномиальной номенклатурой мы сталкивались еще в школе.

Все слышали сочетание Homo Sapiens. Так вот, Homo – это род «человек», а sapiens – вид «разумный».

Золотистый стафилококк (главный виновник боли в горле) называется Staphylococcus aureus или сокращенно S.aureus. Грозного тираннозавра именуют Tyrannosaurus rex или T.rex.

Манера давать живым организмам многословные имена на латыни пошла еще в XVI веке от людей, которые занимались растениями. Но тогда не было порядка, и в такие названия пихали все, что видели. Например, растение могло именоваться Muscus capillaceus aphyllous capitulo crasso bivalve, что переводится как «волосистый мох без листьев с толстой двухстворчатой головкой».

Шведский ученый Карл Линней положил конец этому безумию, предложив лаконичную систему.

Номенклатура в политике

Представим гипотетического непотопляемого политика, меняющего должности как перчатки. Сегодня он мэр, завтра министр спорта, потом проворовался и куда-то пропал. Но вскоре появился вновь с новым назначением на должность директора какого-нибудь государственного завода. Народ вздыхает: «Понятное дело – номенклатура».

Так называют влиятельных людей, которые занимают высокие должности в политической и социальной системах страны. Это правящий класс, власть имущие, элита, опора государственного строя.

При чем тут номенклатура? Почему живого человека называют странным термином из документооборота и биологии? Чтобы понять это, придется заглянуть в прошлое нашей страны.

Советский союз (СССР) в самом начале своего существования нуждался в систематизированной структуре подбора кадров для управления страной на разных уровнях.

Поэтому в 1923 году Центральный комитет (ЦК) разработал и внедрил номенклатурные списки руководящих должностей. Эти списки содержали должности, назначение на которые происходило только через решение ЦК.

Номенклатура СССР включала в себя людей, которые занимали ключевые должности в промышленности, образовании, государственном управлении, сельском хозяйстве. Так сформировалась партийная элита, особый привилегированный круг, куда сложно попасть. Но если уж пробрался — жизнь удалась.

Параллельно формировался кадровый резерв — как скамейка запасных в футболе. Если основной участник по каким-то причинам вылетал из обоймы, его место занимал человек из резерва. Постепенно списки увеличивались, государственный аппарат рос и требовал все больше ресурсов. Элиты отдалялись от народа и пользовались правами и возможностями, которые были недоступны простым гражданам.

В более общем смысле номенклатура – это список должностных лиц, назначать которых может только вышестоящая инстанция.

Номенклатура продукции

Продуктовая номенклатура – это классифицированный перечень продукции, который производится отдельным предприятием или целой отраслью хозяйства.

Вот фабрика по производству йогуртов. Продуктовая сеть супермаркетов изучает ее список продуктов и выбирает, что именно возьмет на продажу.

Товарная номенклатура – это сгруппированный список товаров и услуг, предлагаемых конкретным продавцом.

Группы внутри номенклатуры называются ассортиментом продукции.

Покажу на примере. Магазин предлагает ассортиментные группы: кисломолочную продукцию, выпечку, алкоголь, продукты быстрого приготовления. Если взять все группы и сформировать из них список, то получится номенклатура.

Она играет важную роль в организации учета товаров и услуг. Современные программы позволяют вести учет продукции, контролировать товарные остатки и планировать закупки.

Допустим, у нас завод. Приходит контрагент и предлагает: «А продайте нам 4 тыс. деталей со сроком поставки до конца месяца». Мы смотрим: ага, вот эта конкретная продукция записана под кодом ДТ-4008. Сколько у нас на складе? Увы, не хватает, а выпустить нужное количество уже не успеем. Значит, нужно отсрочить дату поставки, иначе не сможем исполнить условия договора.

Номенклатура помогает победить хаос и привести учет в порядок. Если бы ее не было, нам пришлось бы идти на склад, перебирать все детали, искать нужные и вручную считать их количество.