Как помочь сотруднику работать продуктивнее?

Обновлено: 7 ноября 2017

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Где баланс между кнутом и пряником, и что актуальнее в век удаленки и open-space офисов? Возможно ли с помощью современных технологий исключить контроль со стороны менеджера? Как поощрять самостоятельность подчиненного без ущерба компании?

Как помочь сотруднику работать продуктивнее?

Мы стремимся найти ответы на эти вопросы в этой статье. Потому что они помогут компаниям развиваться быстрее, а сотрудникам – больше зарабатывать.

Проблемы роста продуктивности


При попытках мотивировать сотрудника менеджер сталкивается с набором проблем. Часть из них актуальна для удаленных коллег, другая – для тех, кто работает в офисе.

Что мешает подчиненным повышать продуктивность? Для тех, кто работает удаленно, препятствия следующие:

  1. домашняя обстановка традиционно ассоциируется с отдыхом, поэтому перерывы занимают больше времени;
  2. общение с коллегами через мессенджеры иногда оборачивается ошибками и задержками;
  3. постоянная работа в одиночестве вгоняет некоторых исполнителей в депрессию;
  4. отсутствие прямого контроля провоцирует прокрастинацию;
  5. без указаний менеджера подчиненный неправильно расставляет приоритеты при выполнении набора разных задач.

Руководитель, который знает о вышеперечисленных проблемах, довольно улыбнется в этот момент. Сотрудники его компании работают в офисе, и такие проблемы с продуктивностью ему не мешают. Однако их эффективность может колебаться ниже тех, кто работает на дому. Традиционные проблемы “офисного планктона”:

  1. дорога до работы и обратно забирает драгоценные силы, время и деньги;
  2. корпоративная культура низкого качества, с помощью которой пытаются компенсировать низкие зарплаты;
  3. отсутствие стимулов для проявления инициативы – начальнику ведь лучше знать;
  4. отвлекающие факторы по типу шумных коллег, звуков работы принтеров;
  5. комфорт рабочего места для каждого индивидуален – здесь и качество техники, и температура в офисе, и количество людей.
  6. работа в офисе чревата постоянными переработками, которые убивают личное время.

Долгие споры о том, какое рабочее пространство лучше для продуктивности, ни к чему не приведут. Вместо этого мы составили универсальные и отдельные рекомендации для удаленных специалистов и офисных сотрудников.

Корпоративная культура и поддержание связи с удаленными сотрудниками

Менеджерам нельзя забывать, что удаленщики – полноправные сотрудники компании. Их продуктивность повысится, если они действительно почувствуют себя частью команды. Чтобы это произошло, необходимо постоянно устраивать корпоративные мероприятия.

Составляющие этих событий должны быть:

  1. спортивные командные игры (идеально подойдут пейнтбол, страйкбол, футбол, баскетбол);
  2. вечерние посиделки на природе с возможностью обсудить лучшие моменты (по желанию добавляем сюда расслабляющие напитки);
  3. выезды в другие города и походы на природу;
  4. это отдых, а не работа, поэтому никаких упоминаний компании и деловых разговоров.

Примечание: эффективная корпоративная культура строится на добровольных началах; принудительное участие сотрудника не сближает его с коллективом.

Активный командный спорт устанавливает дружеские связи между сотрудниками, они лучше начинают понимать друг друга. Для удаленщиков это актуально: понимание с “полуслова” при общении через мессенджер критически важно для понимания поставленных задач. Плюс прибавим к этому физический тонус, который объективно способствует работе мозга.

Для контроля задач удаленным сотрудникам удобней всего пользоваться специальными программами. В нашем примере – это Pomotodo.

Это приложение позволяет полностью организовать рабочий процесс.

главная страница pomotodo

Для удаленного сотрудника здесь интересна функция органайзера – задачи расставляются по приоритетам и с помощью хэштегов.

главная pomotodo

Отдельно выделим планировщики, которые помогают сортировать задачи, назначать исполнителей, создавать чек-листы. В сети тысячи разных планировщиков задача конкурируют между собой. Пожалуй, самый известный из них – Trello.

Этот планировщик позволяет создавать карточки заданий, которые можно перетаскивать между разными списками. В примере, который представлен на главной странице сайта, команда ремонтирует кухню. В списках “Идеи”, “Что нужно сделать”, “В процессе” и “Сделано!” расположены разные карточки заданий.

главная страница trello
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

В роли списков могут выступать текущие проекты или их исполнители, а карточки заданий содержат списки, метки, дедлайны.
Таким образом удаленщику не нужно объяснять, что делать в первую очередь. Теги перенесут его в ветку искомых заданий, а система приоритетов поможет правильно распределить силы. С помощью чек-листов сложная задача разбивается на более легкие. Вуаля! Работа выполнена быстро и в срок.

Повышение продуктивности офисных сотрудников


Если удаленщики ценят свободу распоряжаться своим временем, их офисные коллеги отдают предпочтение рабочему настрою и личной коммуникации. Для продуктивной работы необходимо учесть:

  1. дизайн офиса;
  2. обеденную зону, комнаты для отдыха и переговоров;
  3. общение и поддержание связей.

Офисные подчиненные проводят по 9-11 часов на рабочем месте, плюс 1,5-2,5 часа тратят на дорогу. Можно сказать, что они тратят 30-35% всего своего времени на работу. Поэтому комфорт – наше все.

Ниже фото из парижской штаб-квартиры Blablacar.

штаб-квартира blablacar

Пусть даже без дерева, здесь светло, чисто, в меру ярко. Освещение играет ключевую роль – не только сохраняет зрение, но и повышает производительность.

штаб-квартира

Минимализм в совокупности с необычными деталями превращает ежедневные поездки на работу в небольшие приключения. А теперь сравните его с кабинетом на фото ниже.

типичный офис

Вероятно, каждый работодатель понимает, в каком офисе стремятся работать сотрудники.

Отдельно рассмотрим обеденную зону – здесь набираются сил и энергии, чтобы эффективно работать во второй половине дня. Обычно в это время у сотрудника наступает пик производительности – он достаточно вошел в работу, но еще не устал. Чтобы его продлить, обеденное время должно пройти в общении или настольных играх. Отлично подойдут UNO и настольный теннис.

blablacar

После такой “разрядки”, к работе приступают с новыми силами и творческими идеями.

Оборудование должно быть максимально современным. Это инвестиции не только в коллектив, но и в развитие бизнеса. На более качественном инструментарии производительность намного выше.

Кроме того, представьте, каково работать дизайнеру с тормозящим фотошопом. Это все равно, что водитель с неисправной коробкой передач.

Многие люди в офисе работают ради общения с коллегами. Таким образом они не только лучше решают задачи, но и находят новых друзей. Следует упростить их коммуникацию. В этом поможет общие комнаты отдыха, игровые приставки, и корпоративные мероприятия, описанные в предыдущем разделе.

Оптимизация работы удаленных и офисных сотрудников


Удаленщики – народ, который любит свободу. Они сами выбирают себе дресс-код, время начала и окончания рабочего дня, инструменты. Эта возможность выбора положительно влияет на качество выполненных заданий.
Однако у свободы есть обратная сторона – прокрастинация. Нерабочая обстановка и физическое отсутствие начальника приводит к тому, что сотрудник расслабляется. Он позволяет себе все чаще развлекаться и отдыхать, в результате чего срывает дедлайны.

Для справедливости скажем, что их офисные коллеги также часто зависают в онлайн-играх или социальных сетях. И этому не помогает контроль со стороны менеджмента.

Многие прокрастинаторы сами осознают проблему – вместе с потерянным временем они теряют деньги.

Блокировщики развлекательных порталов

Браузеры предлагают расширения, с помощью которых на время блокируется определенный список сайтов. Эти приложения позволяют сотруднику самостоятельно решать, когда решение задач будет чередоваться с перерывами на отдых.

Website Blocker – плагин для максимально простой и быстрой блокировки сайтов.

окно website blocker

Прокрастинаторам знакомо это чувство прозрения, когда они понимают, что просидели 3,5 часа на Youtube вместо работы. Следствие – хаотичные метания, попытки закончить работу в лихорадочном темпе. Обычно такие “приступы” заканчиваются через 20 минут покинутыми недавно стримами.

Чтобы нормально поработать хотя бы пару часов, требуется кликнуть на значок в правом верхнем углу (для Google Chrome), и внести Youtube в список заблокированных сайтов.

настройка расписания
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Также плагин предлагает составить расписание блокировки развлекательных ресурсов. Формат внесения записей в расписание доступа к развлекательным ресурсам следующий: URL hhmm-hhmm, hhmm-hhmm.

Например, если пользователь хочет посещать Facebook каждые 2 часа на 15 минут с 10:00 до 15:00, ему необходимо ввести: facebook.com 1000—1200, 1215—1400, 1415—1500.

Go Fucking Work – блокировщик с отличным мотивирующим названием. По примеру предыдущего расширения, он заблокирует все развлекательные порталы, которые добавят в его расписание. Если попробовать их посетить в рабочее время, дополнение выдаст словесную оплеуху, и пошлет работать дальше.

блокировка сайтов go fucking work

Приложение Forest построено на принципе получения пряника или “achievement” за выполненное действие. Оно призвано помочь тем, кого от работы постоянно отвлекает телефон.

Действует программа следующим образом: вы сажаете росток, который за 30 минут вырастает в полноценное дерево. Если за это время вы закрываете приложение или переключаетесь на другое, дерево погибает. Успешное воздержание от прокрастинации со смартфоном выльется в полноценную ферму, наполненную деревьями.

главная страница forest

Cold Turkey – интересное приложение, которое блокирует компьютер, пока исполнитель не напишет определенное количество знаков. Отлично подойдет для тех, чья работа напрямую связана с написанием текстов или программного кода. Разработчики обещают, что обойти приложение трудно, а помогать в работе призваны мотивирующие цитаты на месте заблокированных сайтов.

Программа доступна для Windows, MacOS, Android.

главная страница cold turkey

Еще одно расширение для Chrome, которое настраивает на работу – The Productivity Owl. Его принципиальное отличие от предыдущих приложений в сове, которая сопровождает прокрастинатора во время серфинга. Она комментирует действия пользователя, поощряет продуктивность и закрывает развлекательные вкладки. Уровень «уважения» совы – одна из ключевых метрик, которая зависит от многих факторов, и падает при отключении расширения.

главная страница the productivity owl
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Тайм-трекеры и планировщики времени

К сожалению, преодоление прокрастинации — не единственная проблема. Вне зависимости от того, где и как работают подчиненные, их время должно быть использовано с максимальной пользой.

Тайм-трекинг делает упор на время, контроль и продуктивность. Сколько времени подчиненный тратит на те или иные задачи, и на каких сайтах при этом сидит – эта информация поможет менеджеру оптимизировать работу офиса. Она поможет найти тех, кто заслужил поощрение, и тех, кто тратит время зря.

Rescuetime отлично подойдет для анализа рабочего времени. Каждый день в диаграммах – что делал сотрудник, и на каких сайтах. Кроме этого, программа сравнивает предыдущие дни с текущим. Поэтому менеджер легко определит, в какие дни производительность подчиненного проседает, а когда он показывает лучшие результаты.

главная страница rescuetime

Time Doctor – приложение для учета времени с кучей приятных плюшек. Разработчики позиционируют его, как универсальный аналитический инструмент с развитым функционалом:

  1. отслеживание времени;
  2. механизм уменьшения времени отвлечений;
  3. мониторинг сайтов и программ;
  4. интеграции органайзеров и других программ;
  5. сбор скриншоты экрана и движения мыши;
  6. вход для клиентов;
  7. оплата труда сотрудников;
  8. gps-трекинг.

главная страница timedoctor

Множество “фишек” отличают Time Doctor, как очень удобную программу. Например, если сотрудник часто отвлекается на социальные сети или развлекательные блоги, программа выдаст ему уведомление. В нем Time Doctor предложит вернуться к работе. Таким образом даже заядлые прокрастинаторы почувствуют укол совести. По сути, это напоминает блокировщики рекламы, которые мы упоминали выше.

напоминалка от timedoctor

Показательные графики использования сайтов и приложений помогут определить причины падения производительности, и внести качественные коррективы.

диаграмма в timedoctor
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Чтобы не перегружать сотрудника лишними программами, Time Doctor предлагает их интегрировать в свою среду. Таким образом внимание не распыляется на множество программ, а используется только одна.

Самые популярные приложения для управления компаниями – Basecamp, Asana, Jira, Freshdesk, уже упомянутый Trello, Todoist, Google Apps, и многие другие интегрированы в Time Doctor. Буквально одним кликом руководитель отслеживает время через все интеграции.

список в timedoctor

В программе доступно опция сбора скриншотов с экранов. Конечно. некоторым сотрудникам это не понравится, но удаленные сотрудники соглашаются на такой метод контроля. Ведь руководитель не может отследить, сколько времени они действительно проработали.

Time Doctor позволяет менеджеру экономить бюджет, расплачиваясь только за продуктивно проведенное время. Естественно, не стоит наказывать сотрудника, у которого несколько скриншотов из социальных сетей, но стоит обратить внимание на его суммированный учет рабочего времени. Но когда большая часть снимков экрана носит не рабочий характер, необходимо узнать причины непродуктивности.

сотрудники timedoctor
*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Одна из самых крутых “фишек” программы – возможность входа со стороны клиента. Теперь они смогут посмотреть, за что платят свои деньги. Эта функция крайне полезна организациям, которые предлагают дорогостоящие услуги.

Например, она незаменима для студий по созданию сайтов. Менеджер покажет из чего сформирован ценник: тут и работа верстальщика, время программиста, решения дизайнеров.

Кстати, продуктивность возрастет, когда сотрудники приучаются к самоконтролю. В конце каждого рабочего дня следует обязать подчиненных зайти в Time Doctor, и проанализировать рабочий день. Таким образом сотрудник подсознательно вырабатывает пути увеличения продуктивности.

окно длительного отсутствия

В общем, видно, что инструмент мощный. Недавно Time Doctor открыл многообещающий блог. Там, кстати, пара приличных мануалов по управлению удаленными сотрудниками. Если вы одолели эту статью, там будет интересно 😉

Выводы


Повышение продуктивности – сложная, многогранная, и чуть ли не самая важная задача менеджера. При этом мотивирование офисных и удаленных сотрудников местами различается.

Для офисных подчиненных необходимо:

  1. обустроить крутой офис при удобной транспортной развязке;
  2. устраивать корпоративные мероприятия;
  3. поощрять общение, командные игры, спорт;
  4. обеспечить хорошим инструментарием.

Особенности мотивации удаленщиков:

  1. следует использовать корпоративная культуру не только на бумаге;
  2. необходимо использовать сервисы планирования времени;
  3. требуется показать, что удаленщики – часть компании.

Отдельно мы сформировали обобщенные рекомендации. Сюда мы включили битву с гидрой прокрастинации и управление временем. Прокрастинацию необходимо побеждать радикальными путями – блокировщиками развлекательных ресурсов.

Отлично работает вариант, когда такой блокировщик встроен в тайм-трекер. Тогда сотрудник не только старается не отвлекаться, но и планирует быстрое выполнение задач. Кроме этого, тайм-трекер помогает проанализировать непродуктивно потраченное время, и внести качественные коррективы.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Плюсануть
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Запинить
* Нажимая на кнопку "Подписаться" Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Подборки по теме:

Рубрика: Деньги в интернете

Комментарии и отзывы

Егор

проблема в образовании

Текст Вашего сообщения:

Подписаться на новые комментарии к этой статье

* Нажимая на кнопку "Добавить комментарий" или "Подписаться" Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.