Чек-лист — что это такое, его функции, виды и преимущества чек-листов

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Как не упустить из виду что-то важное и не забыть сделать то, что так необходимо по работе или в повседневной жизни? Хороший чек-лист поможет все разложить по полочкам.

В этой статье я постараюсь простыми словами рассказать о том, что такое чек-лист, каковы его основные функции, разновидности и достоинства. Также затронем тему их правильного составления и рассмотрим примеры.

Чек-лист — что это?

Как и большинство современных терминов иностранного происхождения, слово «чек-лист» пришло к нам из английского языка. В переводе на русский checklist обозначает «проверочный (или контрольный) список».

Отсюда можно сделать вывод, что чек-лист — это список дел или задач, который нужно в обязательном порядке сделать или проверить.

Обычно он выглядит в виде перечня пунктов, напротив которых после их выполнения ставятся галочки. Чек-листы помогают не забыть о важном задании и отследить оставшийся объем работ.

Проверочные списки используются в повседневной жизни, а также в процессе организации работы и проверки ее выполнения в крупных компаниях.

Бывают случаи, когда над определенной задачей трудится целый отдел, поэтому такие списки часто нужны для контроля рабочего процесса и напоминания каждому сотруднику о выполнении дел.

В качестве примера из повседневной жизни приведу чек-лист для похудения: он может содержать рекомендации по питанию в течение дня, видам и продолжительности упражнений, перечень пунктов для достижения цели.

Чек-лист и список дел: в чем отличия?

Часто чек-листы путают со списком дел (по-английски — to do list). В целом это довольно близкие понятия: оба инструмента предназначены для запоминания определенных вещей, а также содержат советы по выполнению задач. Но в остальном сходств больше нет.

Пример списка дел

Для наглядности возьмем пример приготовления пасты в домашних условиях. Список дел будет включать в себя следующие пункты:

1. информацию о подготовке необходимой посуды;
2. перечень ингредиентов, которые нужно купить по списку;
3. определенные дела вроде «набрать воды в кастрюлю» или «посолить воду».

Список дел составляется по каждому конкретному случаю и не позволяет постоянно совершенствовать процесс. Он помогает сосредоточиться на задачах, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Пример чек-листа

Пример чек-листа для приготовления пасты в этом случае должен содержать подробные инструкции по самому процессу. В этом случае в качестве контрольного списка выступает пошаговый рецепт — если ему следовать, то блюдо получится вкусным.

Чек-лист помогает быстрее выполнять задачи и совершенствовать выполнение процессов в долгосрочной перспективе. Он предлагает упорядоченный, систематический подход и гарантирует, что ни один пункт из списка не будет забыт.

Разновидности

В зависимости от назначения, выделяют следующие разновидности чек-листов:

1. Прочитал и сделал (Read-Do). Подобные руководства следует выполнять в определенной последовательности. В качестве примера могу привести рецепт определенного блюда или процесс открытия магазина каждое утро.
2. Сделал и отметил (Do-Confirm). Такие контрольные списки нужны для напоминания о важных задачах, которые могут выполняться в любой последовательности. По завершении конкретного задания напротив соответствующего пункта в списке можно поставить галочку. В качестве примера приведу чек-лист для детского сада или чек-лист для школьника.

Преимущества чек-листов

Чек-листы полезны при организации рабочих процессов и выполнении повседневных задач. Вот их основные достоинства:

1. Мотивация. Одна из главных причин, почему люди составляют чек-листы. Такие контрольные списки позволяют найти мотивацию для выполнения задачи, особенно если наглядно видно, что она не такая уж и сложная, как казалось изначально.
2. Организация. Чек-листы позволяют определить фронт задач и сконцентрироваться на их выполнении. Контрольные списки не дают забыть ни об одном из пунктов перечня важных дел, что положительно сказывается на достижении конечной цели.
3. Продуктивность. Наличие чек-листа позволяет сконцентрироваться на выполнении повторяющихся задач, уделяя им меньше времени и допуская меньшее количество ошибок. Таким образом повышается продуктивность, что позволяет делать больше дел в течение дня.
4. Экономия времени и предотвращение ошибок. Благодаря упорядоченному описанию шагов, чек-листы позволяют предотвратить ошибки в рабочем процессе и сэкономить время при выполнении всех задач. Они упорядочивают тайм-менеджмент, так как в них содержится полная информация о необходимом фронте работ.
5. Наглядность. Очень удобно, когда список необходимых дел находится прямо перед глазами. Благодаря тому, что информация зафиксирована в письменном виде, вы всегда увидите, что и в какой последовательности нужно сделать. Выполненные задачи можно пометить галочкой, что делает результат работы видимым и осязаемым.

Находятся и такие люди, которые считают чек-листы недостаточно эффективными. Мотивируют это тем, что контрольные списки могут стать одной из форм прокрастинации, когда люди тратят на планирование деталей больше времени, чем на выполнение простой задачи. Также в корпоративной среде они не мотивируют сотрудников привносить что-то новое в рабочий процесс или пытаться его оптимизировать: вместо этого большинство людей четко следуют готовому алгоритму и боятся от него отклониться.

Как правильно составить чек-лист

Приведу несколько советов по правильному составлению чек-листа:

1. Пишите просто. Одна строка должна содержать одно действие. Вместо фразы, «покормлю кота, как только куплю ему корм», лучше написать две строчки с фразами «купить корм», «покормить кота».
2. Краткость — сестра таланта. Вместо списка из десятка строк, который может отбить все желание его выполнять, постарайтесь набросать более сжатый перечень дел.
3. Сконцентрируйтесь на главных заданиях. Не распыляйтесь на все задания сразу, выберите для начала наиболее важные из них.
4. Объединяйте дела, которые должны быть выполнены последовательно. Это намного облегчит рабочий процесс. Похожие задачи будут находиться в списке рядом, наглядно демонстрируя, что они должны выполняться друг за другом.

Где найти готовые чек-листы

Раньше чек-листы представляли собой перечень пунктов, написанных от руки или набросанных в текстовом редакторе, на обычном куске бумаги. Сейчас технологии и человеческая смекалка позволяют создавать контрольные списки любого формата и с уникальным дизайном. Чек-листы теперь необязательно хранить в бумажном виде — для сложных задач и большого объема информации этот вариант не подойдет.

В качестве альтернативы простым бумажным контрольным спискам можно использовать цифровые варианты, созданные при помощи соответствующих программ: ToDo, Google Календарь,Connecteam, WorkFlowy, #365done и им подобных. Они имеют в разы больше функций, чем базовые редакторы, а при необходимости могут напоминать о необходимости выполнения и завершения конкретной задачи.

А если не хочется тратить время на самостоятельное оформление шаблонов, можно скачать из интернета образец чек-листа и подставить в определенные места необходимые пункты. Также порой можно найти готовые чек-листы: они могут быть либо в свободном доступе, либо предназначены для людей, записавшихся на вебинары, курсы и так далее. В интернете можно найти самые разнообразные варианты контрольных списков: например, чек-листы для ежедневника, создания и запуска веб-сайта, SMM-менеджера и многие другие.

Вот и все, друзья! В этой статье я постарался простыми словами объяснить такое понятие как чек-лист, что это такое и для чего нужен. Надеюсь, что после прочтения статьи у вас не останется вопросов. При необходимости задавайте их в комментариях: я или другие читатели блога KtoNaNovenkogo.ru помогут найти ответ.